オフィスマナー・エチケット

派遣先の会社によってルールや慣習は違います。あなたの派遣された会社のルー ルを守りましょう。仕事の進め方や電話の受け方などもその会社の慣習に従って進 めましょう。心のこもったビジネスマナーがよりよい人間関係を作っていく大切な要素のひとつです。

【挨拶】　

挨拶はあなたの評価に大きく影響します。特に職場での朝の挨拶は元気よく声を出 しましょう。帰りの際には必ず「お先に失礼します」と言ってから帰りましょう。黙って 帰ったり、小さい声での挨拶はかえって失礼となります。朝の挨拶、帰りの挨拶をき ちんとすることによりお互いに気持ちの良い仕事ができます。　

【服装】

身だしなみは、第一印象を決める重要なポイントです。集中して仕事に取り組めるようなＴＰＯに応じた人に信頼されるような服装を心がけましょう。以下のことには気をつけたいものです。
　　　　　　

〇清潔感のある化粧ですか。

○ワイシャツ・ブラウス・上着に汚れやシワがないですか　　　　　　　　

〇スカートの長さは適当ですか。

〇ネクタイは汚れたり、曲がったりしていませんか。

〇顔にかからない清潔感のある髪型、色ですか。

〇爪は伸びすぎていませんか。

〇アクセサリーは目立ち過ぎていませんか。

 

【整理整頓】　

机の上は必要な物だけを置いて、整理整頓を心がけましょう。
共同のものは使い終わったら元の場所に返しておきましょう。

【休憩・公私の区別】

• 始業時間の10分〜15分前には必ず出社するようにしましょう。余裕をもって一日のスタートを切られるようにしましょう。
• オフィス禁煙の会社もあります。喫煙は『場所と時間』を確認してからにしましょう。また、吸わない人にとって、タバコの煙は不快なものとなることがあります。常に周りのことを考え、相手にことわってから喫煙しましょう。
• 契約時間内の私語は慎みましょう。
• 私用電話は休憩時間に自分の携帯電話、または公衆電話を使用するのがマナーです。あなた宛に私用電話が掛かってきた場合は折り返し電話するよう伝え、極力早く通話を終わらせるようにしましょう
• 終業時刻までは勤務時間です。お化粧直し、着替えなどは休憩中もしくは終業ベルがなってからにしましょう。

【電話応対】

相手先の大切な時間を取ってもらうので、内容は簡潔にし、丁寧な正しい電話の掛け方を心がけましょう。

【上手な電話の掛け方】

• 資料、書類を揃え、話す内容をメモしておきましょう。
• 社名、個人名を名乗り、「○○会社の○○と申します。いつもお世話になっております」などと挨拶をし、「○○様はおられますでしょうか？」など、用件を伝えたい相手かどうかを確かめ、本人なら再度挨拶をします。
• 「今お話してもよろしいでしょうか」など、都合を聞き、相手にわかりやすい言葉で用件を話しましょう。
• 「ありがとうございました」「失礼いたします」と終わりの挨拶をし、静かに受話器を置きます。
  
  

※かけた方から切ります。
※電話が途中で切れた時は、かけた方がかけなおす。
※会議中の人に取り次ぎを頼まれた時はメモに書いて渡す。
※外出先、出張先などの情報はむやみに言わない。

【上手な電話の受け方】

• ベルが鳴ったら1回で取りましょう。3回以上鳴らしてしまった時は「お待たせしました。申し訳ございません」とお詫びの気持ちを伝えましょう。
• 明るく、ゆっくり、はっきりと社名を名乗り、「いつもお世話になっております」と挨拶をします。
• 取り次ぎの場合には「ただいま○○に代わりますのでお待ちくださいませ」と言ってから取り次ぎをしましょう。
• 名指し人が席にいない場合には、会議中、外出中などと細かな説明をせずに「ただいま席をはずしておりますが、私でよろしければご用件をお伺いいたします」と話します。
• 伝言を受けたら、「はい、かしこまりました。○○ということでございますね。□□に申し伝えます。私、△△がお受けいたしました」。
• 電話を切る時は「失礼いたします」などと挨拶をし、相手が切ってから静かに受話器を置きましょう。

【接客】

会社には毎日様々な来客があります。あなたの応対は、会社の信用にもつながり、これからの仕事に影響を与えます。応対ではお客様への誠意と感謝の気持ちは態度で表すことを心がけましょう。

• 相手に親しみを感じさせるには笑顔で話すことが大切です。笑顔は声を明るく優しくします。笑顔がないと、心がこもらず冷たく聞こえてしまうものです。
• 間違えやすい敬語（謙譲語を尊敬語のつもりで使っている）
  • 「書類を窓口でいただいてください」　＝　誤　、　正　＝　「書類を窓口でお受け取りになってください」
  • 「○○様はおりますか？」　＝　誤　、　正　＝　「○○様はいらっしゃいますか？」
  • 「あちらでうかがってください」　＝　誤　、　正　＝　「あちらでお聞きになってください」

【名刺の受け方】

• 両手で文字に指がかからないよう下の両角を持ち、「ありがとうございます。頂戴いたします」と胸の高さで受け取ります。
• 「○○会社の○○様でいらっしゃいますね」と声に出して確認します。読み方がわからない時は「失礼ですが、どのようにお読みすればよろしいのでしょうか」とたずねます。
• 交換の際は目下から差し出します。訪問した場合は訪問した側から出します。
• 会議などの席で名刺交換した場合は、すぐにしまわず、テーブルの上に並べて名前を覚えてからしまうようにします。書類などを上にのせないように注意しましょう。
  
  

【メールのマナー】

【メール特有のルール】

• 件名は、本文の内容がわかるようなものにします。件名で本文の重要度を判断されることもありますので、必ずつけるようにします。
• 本文は簡単な挨拶からはじめます。手紙とは違い、時候の挨拶などは必要ありません。必要事項を簡潔に書き、1行の文字数は30文字程度、5行程度で段落をまとめ、段落間は1行空けます。
• 同じ内容のメールを複数の人に送る場合に注意しなければならないのが、「CC」と「BCC」です。
  • 「CC」は送信したすべての人に、同時に送信した人のアドレスが表示されます。
  • 同じメールを送ったことを宛て先の人や「CC」の人に知られたくない場合は「BCC」にアドレスを入れます。
• メールは何らかのトラブルで届かなかったり、送った時点ですぐ見てもらえるとは限りませんので、 急ぎの用件や重要なものは、電話で「メールを送りました」と一報を入れるとよいでしょう。

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